員工丟失了發(fā)票,還能報銷嗎?
職場菜鳥Mary第一次出差,出發(fā)前財務(wù)部同事提醒她,必須把出差的相關(guān)票據(jù)保管好,以便回來報銷。Mary還特意用一個袋子把酒店發(fā)票、車票等都裝好。但越害怕越見鬼,Mary回到家發(fā)現(xiàn)袋子不見了……
10幾天的差旅費(fèi),合共1萬元的支出,Mary急得眼淚都快出來了,如果公司財務(wù)不讓報銷,這個月不就要吃樹葉了嗎?
如果員工丟失了發(fā)票,就不能報銷了嗎?
關(guān)于“員工報銷是否一定要有發(fā)票”這個問題,關(guān)鍵是看所在公司的財務(wù)制度,員工入職時,應(yīng)該要仔細(xì)閱讀公司的制度或員工手冊。一些公司傾向于認(rèn)定事實,即員工確實發(fā)生了公務(wù)支出,只要有權(quán)限的人批準(zhǔn)后,則允許報銷;而一些公司傾向于認(rèn)定形式,缺少任何一份憑證,都不允許報銷。
如果公司明文規(guī)定,發(fā)票是報銷的必備憑證,那么Mary就只能自吞苦果了。什么企業(yè)會計準(zhǔn)則、小企業(yè)會計準(zhǔn)則、稅法等,對于這個問題都是無效的,公司有權(quán)制定自己的報銷制度和要求。
我們先來看看,如果丟失的是增值稅專用發(fā)票,有什么可補(bǔ)救的措施?我們依據(jù)【國家稅務(wù)總局《增值稅發(fā)票開具指南》】(稅總便函〔2017〕127號)的規(guī)定,分幾種情況去分析。
1. 丟失了“抵扣聯(lián)”,“發(fā)票聯(lián)”還在
如果在丟失前,已經(jīng)認(rèn)證相符的,可使用增值稅專用發(fā)票的“發(fā)票聯(lián)”復(fù)印件留存?zhèn)洳?;如果丟失前未認(rèn)證的,可使用增值稅專用發(fā)票“發(fā)票聯(lián)”進(jìn)行認(rèn)證,然后,用增值稅專用發(fā)票的“發(fā)票聯(lián)”復(fù)印件備查。
2. 丟失了“發(fā)票聯(lián)”,“抵扣聯(lián)”還在
如果情況換過來,丟失的是“發(fā)票聯(lián)”,但“抵扣聯(lián)”還在。這個時候,可以將增值稅專用發(fā)票的“抵扣聯(lián)”作為記賬憑證,增值稅專用發(fā)票的“抵扣聯(lián)”復(fù)印件留存?zhèn)洳椤?/span>
3. “發(fā)票聯(lián)”和“抵扣聯(lián)”同時丟失了
如果:發(fā)票聯(lián)”和“抵扣聯(lián)”同時丟失了呢?
如果丟失前已認(rèn)證相符的,購買方可憑銷售方提供的增值稅專用發(fā)票“記賬聯(lián)”復(fù)印件,以及銷售方主管稅務(wù)機(jī)關(guān)出具的《丟失增值稅專用發(fā)票已報稅證明單》或《丟失貨物運(yùn)輸業(yè)增值稅專用發(fā)票已報稅證明單》(以下統(tǒng)稱《證明單》),作為增值稅進(jìn)項稅額的抵扣憑證。
如果丟失前未認(rèn)證的,購買方憑銷售方提供的增值稅專用發(fā)票“記賬聯(lián)”復(fù)印件進(jìn)行認(rèn)證,認(rèn)證相符的可憑增值稅專用發(fā)票“記賬聯(lián)”復(fù)印件,以及銷售方主管稅務(wù)機(jī)關(guān)出具的《證明單》,作為增值稅進(jìn)項稅額的抵扣憑證。
對于增值稅普通發(fā)票丟失后的處理方式,不同的省份有不同的征管規(guī)定,因此,還需要根據(jù)企業(yè)所在地的主管稅務(wù)機(jī)關(guān)的規(guī)定進(jìn)行合規(guī)的稅務(wù)處理。
但我們可以給出一個大概的處理建議,如發(fā)生增值稅普通發(fā)票丟失,在取得丟失發(fā)票存根聯(lián)復(fù)印件,并加蓋開票單位的財務(wù)專用章或發(fā)票專用章,以及丟失發(fā)票單位開具單位主管稅務(wù)機(jī)關(guān)的證明后,就可以作為入賬證明了。
鑒于稅務(wù)政策變動頻繁,且各省市有不同規(guī)定,建議你在操作前,可以撥打當(dāng)?shù)氐?2366熱線,咨詢具體的操作規(guī)范。
根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于修改〈中華人民共和國發(fā)票管理辦法〉的決定》(中華人民共和國國務(wù)院令第587號)第36條:跨規(guī)定的使用區(qū)域攜帶、郵寄、運(yùn)輸空白發(fā)票,以及攜帶、郵寄或者運(yùn)輸空白發(fā)票出入境的,由稅務(wù)機(jī)關(guān)責(zé)令改正,可以處1萬元以下的罰款;情節(jié)嚴(yán)重的,處1萬元以上3萬元以下的罰款;有違法所得的予以沒收。
丟失發(fā)票或者擅自損毀發(fā)票的,依照前款規(guī)定處罰。
根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法實施細(xì)則》(國家稅務(wù)總局令第25號)第31條的規(guī)定,使用發(fā)票的單位和個人應(yīng)當(dāng)妥善保管發(fā)票。發(fā)生發(fā)票丟失情形時,應(yīng)當(dāng)與發(fā)現(xiàn)丟失當(dāng)日書面報告稅務(wù)機(jī)關(guān),并登報聲明作廢。
1. 丟失轉(zhuǎn)讓不動產(chǎn)的增值稅發(fā)票
納稅人轉(zhuǎn)讓不動產(chǎn),按照有關(guān)規(guī)定差額繳納增值稅的,如因丟失等原因無法提供取得不動產(chǎn)時的發(fā)票,可向稅務(wù)機(jī)關(guān)提供其他能證明契稅計稅金額的完稅憑證等資料,進(jìn)行差額扣除。
2. 丟失機(jī)動車銷售統(tǒng)一發(fā)票
納稅人丟失機(jī)動車銷售統(tǒng)一發(fā)票的,如在辦理車輛登記和繳納車輛購置稅手續(xù)前丟失的,應(yīng)先按照以下程序辦理補(bǔ)開機(jī)動車銷售統(tǒng)一發(fā)票的手續(xù),再按已丟失發(fā)票存根聯(lián)的信息開紅字發(fā)票。
補(bǔ)開機(jī)動車銷售統(tǒng)一發(fā)票的具體程序為:
1) 丟失機(jī)動車銷售統(tǒng)一發(fā)票的消費(fèi)者到機(jī)動車銷售單位取得機(jī)動車銷售統(tǒng)一發(fā)票存根聯(lián)復(fù)印件(加蓋銷售單位發(fā)票專用章);
2) 到機(jī)動車銷售方所在地主管稅務(wù)機(jī)關(guān)蓋章確認(rèn)并登記備案;
3) 由機(jī)動車銷售單位重新開具與原機(jī)動車銷售統(tǒng)一發(fā)票存根聯(lián)內(nèi)容一致的機(jī)動車銷售統(tǒng)一發(fā)票。
3. 丟失海關(guān)進(jìn)口增值稅憑證及專用發(fā)票
增值稅一般納稅人發(fā)生真實交易,但由于客觀原因造成增值稅扣稅憑證(包括增值稅專用發(fā)票、海關(guān)進(jìn)口增值稅專用繳款書和機(jī)動車銷售統(tǒng)一發(fā)票)未能按照規(guī)定期限辦理認(rèn)證、確認(rèn)或者稽核比對的,經(jīng)主管稅務(wù)機(jī)關(guān)核實、逐級上報,由省稅務(wù)局認(rèn)證并稽核比對后,對比對相符的增值稅扣稅憑證,允許納稅人繼續(xù)抵扣其進(jìn)項稅額,具體規(guī)定參照《國家稅務(wù)總局公告2017年第36號》。
4. 沒有發(fā)票,費(fèi)用還能不能稅前扣除
費(fèi)用缺乏合法憑證,還能不能企業(yè)所得稅前扣除,大家具體可以參照《國家稅務(wù)總局公告2018年第28號》,或者咨詢當(dāng)?shù)氐?2366。
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